MANUEL D’UTILISATION DES FONCTIONNALTES DE L’ADMINISTRATEUR DE KPIP

INTRODUCTION

L'administrateur de KPIP est la personne responsable des paramétrages à effectuer dans KPIP, qui doivent englober tous les aspects de l'organisation ou de l'entreprise dont elle fait partie. À cette fin, l'administrateur dispose d'un certain nombre d'accès, accessibles depuis le tableau de bord de KPIP dans la section des fonctionnalités. Ces accès incluent notamment les paramètres de l'entreprise ainsi que la fonctionnalité des utilisateurs.

I - PARAMETRAGE DE L’ENTREPRISE

En cliquant sur la fonctionnalité "Paramétrage de l'entreprise", une nouvelle page s'affichera. De gauche à droite, vous trouverez les éléments suivants : les paramètres généraux pour gérer les paramètres du tableau de bord et les types de comptes liés aux processus de paiement, AMS pour gérer les types de fonds, les types de dépenses AMS, les écritures comptables, les taxes, les comptes de paiement et les comptes de transit pour les virements bancaires, IMS pour gérer la mise à jour de l'inventaire, HRM pour gérer les types de dépenses HRM, les types de congés HRM, les règles de congés et les paramètres de congés et BOS pour les paramètres BOS Normes.

1 - Paramètres généraux

Cette section est subdivisée en trois parties.

• La première partie vous permet d'intégrer dans KPIP les informations relatives à votre entreprise, telles que le nom de l'entreprise, l'adresse, l'acronyme, le logo, etc. Ces données seront automatiquement affichées sur les factures, les bulletins de paie émis par l'entreprise, ainsi que sur les e-mails envoyés. Pour ajouter les données de votre entreprise, veuillez remplir les champs sous l'intitulé "Paramètres généraux", puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder les modifications" afin de sauvegarder vos changements.
• La deuxième partie vous permet d'intégrer et de prévoir les informations ainsi que les données relatives à votre entreprise qui seront affichées sur le tableau de bord de KPIP. Cela inclut un message général destiné à l'ensemble du personnel, ainsi que des graphiques présentant l'état de vos relations avec vos clients, l'état de votre inventaire de stock, vos ressources humaines et votre comptabilité, selon vos préférences.
  Pour intégrer et afficher ces informations d'entreprise, veuillez compléter les champs sous la rubrique "Paramètres du tableau de bord", puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder les modifications" afin d'enregistrer vos ajustements. 
• La troisième partie vous permet de choisir les comptes par défaut ou spécifiques pour enregistrer les montants lors des transactions financières liées aux paiements reçus ou effectués par l'entreprise. Pour ajouter les paramètres des comptes de traitement de votre entreprise, veuillez remplir les champs sous l'intitulé "Type de compte de traitement des paiements", puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder les modifications" pour sauvegarder vos changements.
  

2 - AMS

Cette fonctionnalité vous permet d'enregistrer tous les types de fonds, les types de dépenses AMS, les écritures comptables, les taxes, les comptes de paiement et les comptes de transit pour les virements bancaires dont disposent votre entreprise, afin de faciliter et d'organiser les mouvements financiers.

Lorsque vous accédez à la section "AMS", elle est subdivisée en six parties

• La première partie "Gérer les types de fonds" vous permet d'enregistrer les divers types de fonds détenus par votre entreprise, afin de faciliter et d'organiser les flux financiers dans le domaine de la comptabilité. Lorsque vous accédez à la section "Gérer les types de fonds", vous visualiserez une liste de tous les types de fonds AMS enregistrés.

L'option "Afficher les entrées" vous donne la flexibilité de définir le nombre de types de fonds que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Exporter en XLSX" vous permet d'exporter vos types de fonds vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

L'option "Chercher" vous permet de rapidement trouver un type de fonds en particulier en entrant son nom.

Pour ajouter un type de fond sous l'intitulé "Gérer les types de fonds", veuillez cliquer sur le bouton "Ajouter" et remplissez les champs, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

• La deuxième partie "Paramètres de Dépenses" vous permet . 

L'option "Exporter en XLSX" vous permet d'exporter les paramètres de dépenses de votre entreprise vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

• La troisième partie "Gérer les types de dépenses AMS" vous permet d'enregistrer les divers types de dépenses AMS détenus par votre entreprise, afin de faciliter et d'organiser les flux financiers dans le domaine de la comptabilité. Lorsque vous accédez à la section "Gérer les types de dépenses AMS", vous visualiserez une liste de tous les types de dépenses AMS enregistrés.

L'option "Afficher les entrées" vous donne la flexibilité de définir le nombre de types de dépenses AMS que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Exporter en XLSX" vous permet d'exporter vos types de dépenses AMS vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

L'option "Chercher" vous permet de rapidement trouver un type de dépenses AMS en particulier en entrant son nom.

Pour ajouter un type de dépenses AMS sous l'intitulé "Gérer les types de dépenses AMS", veuillez cliquer sur le bouton "Ajouter" et remplissez les champs, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

• La quatrième partie "Champs de Transaction de Vente modifiables" vous permet de paramétrer de l'entreprise

Pour modifier les paramètres des champs "Prix unitaire" et "Taxe CRM" de transaction de vente de votre entreprise, veuillez remplir les champs sous l'intitulé "Champs de Transaction de Vente modifiables", puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

L'option "Exporter en XLSX" vous permet d'exporter les paramètres des champs "Prix unitaire" et "Taxe CRM" de transaction de vente de votre entreprise vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

• La cinquième partie "Ecriture comptable" vous permet de paramétrer l'entrée des taxes, des recettes et des comptes lors de l'écriture comptable, afin de garantir l'exactitude et la cohérence des enregistrements financiers de l'entreprise

Pour modifier les paramètres de l'écriture comptable de votre entreprise, veuillez remplir les champs sous l'intitulé "Ecriture comptable", puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

L'option "Exporter en XLSX" vous permet d'exporter les paramètres de l'écriture comptable vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

• La sixième partie "Compte à transférer" vous permet d'enregistrer le compte de transit pour les virements bancaires et de caisses afin de suivre les mouvements de fonds pendant la période de transfert, ce qui facilite la conciliation bancaire.

• La septième partie "Prix TTC(Toutes Taxes Comprises)" vous permet d'appliquer ou non les taxes aux transactions financières qui s'effectuent au sein de l'entreprise

Pour appliquer la taxe aux transactions de vente ou d'achat, veuillez remplir le champ sous l'intitulé "Prix TTC(Toutes Taxes Comprises)", puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

L'option "Exporter en XLSX" vous permet d'exporter les paramètres des prix TTC vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

• La huitième partie "Afficher uniquement les comptes COH pour le paiement CRM" vous permet d'afficher ou non les comptes de caisse ou bancaires pour le paiement dans CRM

Pour afficher les comptes de caisse ou bancaire, veuillez remplir le champ sous l'intitulé "Afficher uniquement les comptes COH pour le paiement CRM", puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

L'option "Exporter en XLSX" vous permet d'exporter les paramètres d'affichage des comptes caisses vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

3 - IMS

Cette fonctionnalité vous permet d'appliquer les types de mise à jour à l'inventaire dont dispose votre entreprise. Elle a pour but d'appliquer des méthodes d'évaluation à chaque type d'inventaire afin de déterminer la valeur des stocks de votre entreprise à la fin d'une période comptable

Une fois que vous êtes sur la page "IMS", dans la partie "Type de Mise à Jour de l'Inventaire" vous verrez répertoriés tous les types d'inventaire et les méthodes d'évaluation. Appliquer vos modifications puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder les modifications" pour sauvegarder vos changements.

4 - HRM

Cette fonctionnalité vous permet de gérer tous les types de dépenses HRM, les types de congés HRM, les règles de congés en HRM et les paramètres des congés de HRM dont disposent votre entreprise. Elle a pour but de faciliter et d'organiser les flux monétaires du côté des ressources humaines, en enregistrant les entrées et les sorties d'argent.

Une fois que vous êtes sur la section "HRM", elle est subdivisée en quatre parties.

• La première partie "Gérer les types de dépenses HRM", vous verrez répertoriés tous les types de dépenses HRM enregistrés. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité d'éditer ou de supprimer un type de dépenses HRM.

L'option "Afficher les entrées" vous donne la flexibilité de définir le nombre de types de dépenses HRM que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Chercher" vous permet de rapidement trouver un type de dépenses HRM en particulier en entrant son nom.
Pour ajouter un type de dépenses HRM sous l'intitulé "Gérer les types de dépenses HRM", veuillez cliquer sur le bouton "Ajouter" et remplissez les champs, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

• La deuxième partie "Gérer les types de congés HRM", vous verrez répertoriés tous les types de congés HRM enregistrés. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité d'éditer ou de supprimer un type de congés HRM.

L'option "Afficher les entrées" vous donne la flexibilité de définir le nombre de types de congés HRM que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Chercher" vous permet de rapidement trouver un type de congés HRM en particulier en entrant son nom.

Pour ajouter un type de congés HRM sous l'intitulé "Gérer les types de congés HRM", veuillez cliquer sur le bouton "Ajouter" et remplissez les champs, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

• La troisième partie "Gérer les règles de congés en HRM", vous verrez répertoriés tous les règles de congés HRM enregistrés. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité d'éditer ou de supprimer une règle de congés HRM.

L'option "Afficher les entrées" vous donne la flexibilité de définir le nombre de règles de congés en HRM que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Chercher" vous permet de rapidement trouver une règle de congés en HRM en particulier en entrant son nom.

Pour ajouter une règle de congés HRM sous l'intitulé "Gérer les règles de congés en HRM", veuillez cliquer sur le bouton "Ajouter" et remplissez les champs, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour sauvegarder vos changements.

• La quatrième partie "Gérer les paramètres de congés de HRM", vous avez la possibilité de paramétrer. 

Pour ajouter une règle de congés HRM sous l'intitulé "Gérer les règles de congés en HRM", veuillez cliquer sur le bouton "Ajouter" et remplissez les champs, puis cliquez sur le bouton "Sauvegarder les modifications" pour sauvegarder vos changements.

5 - BOS

Cette fonctionnalité vous permet de configurer les normes de taux de mortalité, les indices de consommation, les normes de poids, la consommation alimentaire réelle et la période d'attente avant les abattages afin qu'ils se reflètent sur la courbe graphique. Son objectif est d'optimiser vos opérations, de gérer efficacement les ressources, d'améliorer la santé et la productivité des animaux, et de prendre des décisions stratégiques basées sur des données précises.

Une fois sur la page "BOS", vous verrez répertoriés tous les détails concernant les "Paramètres BOS Normes". Appliquez vos modifications, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer vos changements.