MANUEL D’UTILISATION DES ACCES DE L’ADMINISTRATEUR DE KPIP

L'administrateur de KPIP est la personne en charge des paramétrages à effectuer dans KPIP, devant répondre à tous les aspects d'une organisation ou d'une entreprise dont il fait partie. Il est également chargé d'ajouter les utilisateurs de KPIP de son organisation. À cet effet, il dispose d'un certain nombre d'accès à savoir : l'attribution des modules à leurs utilisateurs, la confération des accès HRM-Payroll, Add Expenses Transaction, View Bank Balance, View Cash-on-hand Balance, HRM-no-edit, All Clients Data Access, All Employee Data Access, Admin et Parent Company Level access.

I - ATTRIBUTION DES MODULES ET ACCES AUX UTILISATEURS

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Utilisateurs", vous verrez apparaître sur une nouvelle page le nombre total de licences dont dispose l'entreprise que vous avez choisie. Vous pourrez également voir le nombre de licences que vous avez déjà utilisées, le nombre de licences qu'il vous reste à utiliser, ainsi qu'un tableau comportant tous les utilisateurs de KPIP que vous avez déjà enregistrés. Dans la section "Action", vous aurez la possibilité d'éditer les informations d'un utilisateur, de le désactiver ou de le supprimer

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir le nombre d'utilisateurs que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Rechercher" vous permet de trouver rapidement un utilisateur en saisissant son nom.

Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur le bouton "Ajouter". Sur la nouvelle page qui s'affiche, saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur le bouton "Suivant". Sur la page suivante, entrez le nom de l'utilisateur, son adresse e-mail et un mot de passe temporaire qu'il devra changer. Sélectionnez le ou les modules que vous souhaitez lui attribuer, ainsi que le ou les niveaux d'accès que vous voulez lui accorder, puis cliquez sur le bouton "Sauver".

II - RETRAIT DES MODULES OU ACCES

Pour retirer un module ou un accès à un utilisateur, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur la fonctionnalité "Utilisateurs" affichée sur le tableau de bord.

2. Sur la nouvelle page qui s'affiche, repérez l'utilisateur en question et cliquez sur le bouton "Modifier" dans la section des actions associées à cet utilisateur.

3. Une fois sur la nouvelle page, recherchez le module ou l'accès que vous souhaitez retirer et cliquez sur le symbole "x" correspondant.

4. Enfin, pour enregistrer vos modifications, cliquez sur le bouton "Sauver".

III - FONCTION DES MODULES ET ACCES

     1 - Fonction des modules

Gestion de la relation client: Le module CRM permet à un utilisateur d'intégrer et de gérer efficacement les données de vos clients dans un environnement sécurisé. Les interactions avec vos clients et vos suivis sont correctement catégorisés pour identifier les meilleurs prospects et ainsi augmenter les ventes. En outre, la fonctionnalité de signature électronique permet d'optimiser le temps à la fois de vos clients et de votre personnel, offrant ainsi un meilleur retour sur investissement.

Gestion de l'inventaire : Le module IMS permet à un utilisateur de gérer parfaitement vos stocks, qu'il s'agisse du stock de production ou de vente. Vous suivez de près le niveau des unités, anticipez vos besoins de réapprovisionnement et évitez toute pénurie qui pourrait avoir un impact négatif sur la satisfaction de vos clients et votre réputation.

Gestion des ressources humaines : Le module HRM permet à un utilisateur de suivre les feuilles de temps, les congés, les avantages sociaux et la paie de vos employés. Cet outil vous permettra de gérer efficacement et de communiquer sans effort avec votre personnel, favorisant ainsi une productivité accrue au sein de votre organisation.

Gestion de la comptabilité : Le module AMS permet à un utilisateur de comptabiliser vos activités, de calculer vos flux de trésorerie et de déterminer vos profits/pertes de manière transparente au sein d'un environnement entièrement intégré. Comme tous les autres modules inclus dans KPIP, vous aurez accès à un tableau de bord novateur qui offrira un excellent aperçu des tendances et vous aidera à prendre des décisions opportunes.

Gestion de la distribution du travail : Le module WDM permet à un utilisateur de gérer et de distribuer les tâches. Il favorise le travail en équipe, la collaboration, la transparence et la planification des projets grâce à des outils de visualisation tels que le diagramme de Gantt. Grâce à ce module, vous serez en mesure d'assigner rapidement des tâches à votre personnel, de planifier des projets et de fixer des délais de réalisation. Les employés peuvent s’attribuer des tâches et auront la possibilité de visualiser les tâches qui leur sont assignées dans leur file d’attente, ainsi que les mises à jour sur l'avancement. Avec WDM, vous serez toujours au courant des tâches et des projets achevés, ainsi que de ceux en cours.

Le personnel pourra fournir ses propres évaluations en ligne, mais le système utilisera également un algorithme interne pour indiquer la véritable avancée du travail ou du projet assigné. À mesure que vous suivez les progrès de vos employés, vous pourrez rapidement fournir des commentaires sur les tâches et consulter leurs retours. WDM vous enverra des notifications lorsque vous recevrez de nouvelles tâches qui vous sont assignées ou des commentaires publiés à votre intention. Vous recevrez des alertes lorsque certaines tâches ou projets risquent de ne pas être achevés à temps. Cela vous offrira l'opportunité de réagir rapidement et de vous assurer de recentrer les choses.

Le système évalue et note la performance professionnelle des employés, ce qui permet de comprendre leur rendement professionnel et d'entreprendre des ajustements d'amélioration si nécessaire.

Gestion des dossiers judiciaires : Le module THEMIS permet à un utilisateur de coordonner et d'exécuter aisément diverses activités liées à une affaire judiciaire. L'ajout de nouveaux clients ou la création de nouveaux cas dans THEMIS est intuitif, dynamique et interactif. Vous pouvez suivre les progrès et communiquer rapidement avec les parties concernées. La facturation électronique vous permet d'envoyer vos factures à vos clients par e-mail ou SMS et de recevoir des notifications au fur et à mesure que des mesures sont prises. Plusieurs options de paiement, telles que la carte de crédit, PayPal et autres, sont disponibles pour vos clients. Vous pouvez créer des modèles spécifiques correspondant à vos besoins et les réutiliser autant de fois que nécessaire, ce qui vous fait gagner du temps et de l'argent. De plus, vous disposez d'un tableau de bord qui offre une vue sur les performances de votre organisation. Vous pourrez y inclure les informations critiques que vous souhaitez consulter, avec un accès disponible à tout moment et où que vous soyez.

Gestion immobilière : Le module ReMS permet à un utilisateur de gérer facilement les dossiers immobiliers. Ce module facilite la connexion interactive avec vos clients ou locataires pour résoudre les problèmes urgents. Vos clients apprécieront la possibilité de recevoir leurs factures électroniquement via leur e-mail, ainsi que les multiples options de paiement en ligne disponibles. Un tableau de bord interactif et dynamique vous permettra de suivre les informations critiques concernant vos opérations quotidiennes et de prendre rapidement des mesures si nécessaire.

Pouvoir d'accès aux bulletins de paie : Il s'agit de la fonctionnalité permettant à un utilisateur d'accéder aux bulletins de paie.

La gestion des salaires et des bulletins de paie est un aspect très délicat au sein de toute organisation. Seuls certains employés spécifiques devraient avoir la possibilité de gérer les bulletins de paie.

Cette fonctionnalité confère le pouvoir d'accéder aux bulletins de paie et d'effectuer toutes les actions qui y sont liées.

Pouvoir d'intégration des transactions de dépenses : Cela concerne la fonctionnalité qui autorise un utilisateur à intégrer les transactions de dépenses.

L'intégration, le suivi et la traçabilité des transactions de dépenses sont essentiels pour une gestion financière adéquate au sein d'une organisation.

Cette fonctionnalité confère le pouvoir d'intégrer les transactions de dépenses et d'effectuer toutes les actions qui y sont associées. 

Pouvoir de visualisation du solde de la caisse : Cette fonctionnalité permet à un utilisateur de consulter le solde de la caisse de l'entreprise.

Effectuer des visualisations périodiques du solde de la caisse de l'entreprise est important pour éviter les surprises de fonds insuffisants au moment d'une dépense. Seuls quelques membres du personnel sont habilités à consulter le solde de la caisse.

Cette fonctionnalité confère le pouvoir de visualiser le solde de la caisse de l'entreprise.

Visualisation sans pouvoir de modification des informations des employés : Il s'agit de la fonctionnalité qui permet à un utilisateur de voir les informations des employés sans pouvoir les modifier.

Connaître et conserver les informations des employés de votre organisation s'avère extrêmement utile pour diverses utilisations éventuelles. Pour plus de fiabilité, ces informations ne devraient pas être modifiables par tous les utilisateurs. Cette action doit être réservée aux personnes appropriées au sein des ressources humaines.

Cette fonctionnalité empêche un utilisateur du service des ressources humaines de modifier les informations des employés s'il n'est pas autorisé à le faire.

Pouvoir de visualisation des informations des clients : Il s'agit de la fonctionnalité qui permet à un utilisateur de consulter les informations des clients de l'entreprise.

Protéger les informations de vos clients ainsi que les interactions que vous avez avec eux permet d'éviter les fuites et les divulgations d'informations confidentielles. Cela vous aide non seulement à préserver la confiance qu'ils ont envers vous, mais aussi à les retenir au sein de votre organisation.

Cette fonctionnalité confère le pouvoir de visualiser les clients, leurs informations et les interactions, et d'effectuer toutes les actions qui en découlent.

Pouvoir de recherche et d'utilisation des coordonnées des employés : Cette fonctionnalité permet à un utilisateur de retrouver les coordonnées des employés de l'entreprise et de les utiliser dans le système.

La protection des données des employés revêt une grande importance dans la gestion des ressources humaines au sein d'une organisation, et ces données ne devraient pas être accessibles à tous.

Cette fonctionnalité confère le pouvoir de visualiser les informations des employés de l'entreprise et d'effectuer toutes les actions qui y sont liées.

Pouvoir d'exécuter les mêmes actions que l'administrateur principal : Il s'agit de la fonctionnalité qui permet à un utilisateur de jouer les mêmes rôles que l'administrateur principal de KPIP.

Il peut arriver que l'administrateur principal de KPIP ne soit pas disponible en cas d'urgence pour effectuer une action spécifique dans KPIP, une action pour laquelle il est le seul habilité. Dans de tels cas, attribuer les mêmes rôles ou accès à un autre utilisateur de KPIP au sein de l'organisation peut résoudre cette situation d'urgence.

Cette fonctionnalité confère à un autre utilisateur de KPIP les mêmes rôles ou accès que possède l'administrateur principal.

Pouvoir d'accès aux données de l'entreprise : Cette fonctionnalité permet à un utilisateur, à travers son espace de travail unique dans KPIP, d'accéder aux données financières de l'entreprise ainsi qu'aux données des différentes unités de l'entreprise.

Le responsable ou un membre de l'administration de l'entreprise doit être en mesure de visualiser tous les aspects financiers de l'entreprise et de ses unités grâce à son accès exclusif à KPIP. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble plus complète et précise des finances de l'entreprise dans son ensemble.

Cette fonctionnalité confère le pouvoir d'accéder aux données financières au niveau de l'entreprise et de ses unités.