MANUEL D'UTILISATION GÉNÉRAL DE AMS 2.0

INTRODUCTION

Le module AMS comporte plusieurs fonctionnalités avec des objectifs bien précis. Ces fonctionnalités sont les suivantes : Tableau de bord, Allocations de fonds, Notes de crédit, Notes de débit, Factures, Fournisseurs, Revenus, Dépenses, Gestion de la trésorerie, États financiers, Comptabilité.

Cet espace présente les diagrammes mettant en évidence un aperçu général des dépenses, des revenus, des fonds de fonctionnement et d'autres activités comptables et financières de l’entreprise.

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les attributions de fonds. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Allocations de fonds", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des attributions de fonds qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Action", vous aurez la possibilité de consulter les détails d'une attribution de fonds, de les modifier ou de les supprimer.

Cette fonctionnalité permet d'émettre des documents à un client indiquant une réduction du montant dû par ce client. Elle est généralement utilisée dans les situations suivantes: retour de marchandises, rabais ou remises. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Notes de crédit", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des crédits qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Action", vous aurez la possibilité de consulter les détails d'une note de crédit et d'appliquer le paiement.

Cette fonctionnalité permet d'émettre des documents par un entreprise pour corriger les erreurs sur des factures ou pour des retours de produits qui ont déjà été crédités. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Notes de débit", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des crédits qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Action", vous aurez la possibilité de consulter les détails d'une note de crédit et d'appliquer le paiement.

Cette fonctionnalité permet d'émettre des factures par des fournisseurs pour réclamer le paiement des biens ou services fournis à une entreprise. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Factures", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des factures fournisseurs qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Action", vous aurez la possibilité de consulter les détails de la facture. Vous pouvez exporter les factures en fichier XLSX ou en PDF.

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer des fournisseurs desquels l'entreprise effectue des transactions d'achat des biens ou services. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Fournisseurs", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des fournisseurs qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Action", vous aurez la possibilité de consulter les détails de chaque fournisseur, le modifier ou le supprimer. Vous pouvez exporter des fournisseurs en fichier XLSX

     1. VENTES 

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les ventes effectuées par l'entreprise. Lorsque vous cliquez sur l'option "Ventes", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant l'ensemble des ventes déjà enregistrées et qui est accompagné d'un système de statistiques et de filtrage automatique situé au-dessus des données. Dans la section "Action", vous avez la possibilité d'afficher les détails d'une vente ou de l'annuler.

Cette fonctionnalité permet de générer les commandes des clients. Lorsque vous cliquez sur l'option "Commandes", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant l'ensemble des commandes que vous avez déjà enregistrées et qui est accompagné d'un système de statistiques et de filtrage automatique situé au-dessus des données. Dans la section "Action", vous disposez de plusieurs options : consulter les détails d'une commande, la cloner ou l'annuler. En sélectionnant "Voir les détails", vous pourrez ajouter un paiement, imprimer la commande ou la convertir en un fichier PDF.

Cette fonctionnalité a pour but de générer des factures destinées aux clients. Lorsque vous accédez à la section "Factures" et cliquez dessus, une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant l'ensemble des factures que vous avez précédemment enregistrées et qui est accompagné d'un système de statistiques et de filtrage automatique situé au-dessus des données. Dans la colonne "Action", plusieurs options vous sont offertes. Vous pouvez consulter les détails d'une facture en générant un fichier PDF, l'imprimer, obtenir un reçu imprimable associé à la facture, intégrer les paiements, envoyer la facture par e-mail ou par WhatsApp, convertir une facture en note de crédit et même annuler une facture si nécessaire.

Cette fonctionnalité vous permet d'enregistrer des fourniture de services à un client ou à une autre entreprise, contre paiement. Lorsque vous cliquez sur l'option "Prestation de service", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulant l'ensemble des prestations de service de votre entreprise. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité de modifier ou de supprimer une prestation de service.

     1. DEMANDE DE DÉPENSES 

Cette fonctionnalité vous permet de soumettre des demandes de dépenses au sein de votre entreprise. Lorsque vous cliquez sur l'option "Demande de dépenses", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulant l'ensemble des demandes de dépenses soumises. Dans la section "Décision", vous pourrez vérifier si une demande de dépense est en attente de traitement, approuvée ou rejetée par la direction de l'entreprise. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité d'accéder aux détails spécifiques d'une demande de dépenses.

Cette fonctionnalité permet au responsable de prendre des décisions concernant les demandes de dépenses. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Décision sur les dépenses", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulant l'ensemble des demandes de dépenses soumises. Dans la section "Décision", vous pourrez déterminer si une demande de dépense est en attente de traitement, approuvée ou rejetée par le responsable. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité de prendre une décision (approuver ou rejeter) concernant les demandes de dépenses en cliquant sur le bouton "Décision".

Cette fonctionnalité permet au responsable de consulter l'historique de toutes les dépenses, qu'elles aient été effectuées ou non. De plus, il peut prendre des décisions concernant les dépenses soumises par les départements des ressources humaines et de la comptabilité. Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Dépenses", une nouvelle page s'ouvrira affichant un tableau récapitulant l'ensemble de dépenses effectuées. Le système est doté de fonctionnalités de statistiques et de filtrage automatique qui sont appliquées à la table de données. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité de prendre une décision (réaliser ou rejeter) concernant les dépenses en cliquant sur le bouton "Exécuter".

     1. COMPTES BANCAIRES

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les comptes bancaires détenus par l'entreprise. Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Comptes bancaires", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant tous les comptes bancaires qui ont déjà été enregistrés. Dans la colonne "Action", vous avez la possibilité de visualiser les détails d'un compte bancaire, de le modifier ou d'effectuer des transferts vers un compte bancaire ou un compte de caisse.

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les dépôts et les retraits effectués par l'entreprise dans son compte bancaire. Le système est doté de fonctionnalités de statistiques et de filtrage automatique qui sont appliquées à la table de données. Lorsque vous cliquez sur l'option "Opérations bancaires", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulatif de toutes les opérations bancaires effectuées. Dans la section "Action", vous aurez la possibilité de visualiser les détails d'une opération bancaire.

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les comptes de caisse détenus par l'entreprise. Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Comptes de caisse", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant tous les comptes de caisse qui ont déjà été enregistrés. Dans la colonne "Action", vous avez la possibilité de visualiser les détails d'un compte de caisse, de le modifier ou de le supprimer et d'effectuer des transferts vers un compte de caisse ou un compte bancaire.

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les dépôts et retraits de fonds effectués par un employé au sein de l'entreprise dans son compte de caisse. Lorsque vous accédez à la fonctionnalité "Opérations de caisse", une nouvelle page s'affiche, présentant un tableau récapitulatif de toutes les opérations de caisse effectuées. Dans la colonne "Action", vous avez la possibilité de consulter les détails d'une opération de caisse

Cette fonctionnalité permet d'accéder à l'état financier de l'entreprise. Lorsque vous cliquez sur l'option "États financiers", deux nouvelles fonctionnalités apparaissent : Niveau de l'unité et Niveau de l'entreprise. En sélectionnant "Niveau de l'unité", vous afficherez l'état financier de la sous-unité dans laquelle vous vous trouvez pour le mois en cours. Dans la section dédiée aux dates, vous avez la possibilité de choisir un intervalle de temps spécifique afin de visualiser l'état financier correspondant.

     1. CFO DASHBOARD

Cet espace offre une vue d'ensemble des données financières essentielles d'une entreprise, fournissant une représentation visuelle des indicateurs clés de performance financière tels que les revenus, les bénéfices, les flux de trésorerie, le bilan général, et d'autres données pertinentes. 

     2. COMPTES DÉBITEURS

Cette fonctionnalité concerne les comptes qui enregistrent les montants dus par les clients ou les tiers à une entreprise pour des biens ou des services fournis. En sélectionnant l'option "Comptes débiteurs", une nouvelle page s'ouvre, présentant un récapitulatif de toutes les dettes enregistrées dans ces comptes et le système est doté de fonctionnalités statistiques et d'un filtrage automatique appliqué à la table de données.

Dans la section "Action", le bouton "Visualiser" vous pouvez consulter les détails d'une facture en générant un fichier PDF, l'imprimer, obtenir un reçu imprimable associé à la facture, intégrer les paiements, envoyer la facture par e-mail ou par WhatsApp, convertir une facture en note de crédit et même annuler une facture si nécessaire.

Lorsque vous cliquez sur le bouton 'Ajouter un paiement' dans la section 'Action', vous pouvez appliquer le paiement à la facture selon vos besoins. Complétez le formulaire, puis appuyez sur 'Sauver' pour enregistrer les données.

     3. COMPTES CRÉDITEURS

Cette fonctionnalité concerne les dettes ou obligations envers des fournisseurs, des créanciers ou d'autres entités externes. En choisissant l'option "Comptes créditeurs", une nouvelle page s'ouvre, présentant un récapitulatif de toutes les dettes enregistrées dans ces comptes. Le système est doté de fonctionnalités statistiques et d'un filtrage automatique appliqué à la table de données.

Dans la section "Action", le bouton "Visualiser" vous pouvez consulter les détails d'une facture en générant un fichier PDF, l'imprimer, obtenir un reçu imprimable associé à la facture, intégrer les paiements, envoyer la facture par e-mail ou par WhatsApp, convertir une facture en note de débit et même annuler une facture si nécessaire.

Lorsque vous cliquez sur le bouton 'Ajouter un paiement' dans la section 'Action', vous pouvez appliquer le paiement à la facture selon vos besoins. Complétez le formulaire, puis appuyez sur 'Sauver' pour enregistrer les données.

Le grand livre est un outil fondamental en comptabilité qui regroupe l'ensemble des comptes d'une entreprise. Son rôle est de centraliser toutes les écritures comptables issues du journal, permettant ainsi de suivre les mouvements financiers sur chaque compte de manière détaillée. les éléments qui composent le grand livre sont : 

Journaux Comptables : Ce sont des documents qui enregistrent toutes les transactions comptables de manière chronologique. Chaque écriture dans un journal est ensuite transférée au grand livre.

Catégories de Comptes : Dans le grand livre, les comptes sont classés par catégories (actifs, passifs, charges, produits) afin de faciliter l'organisation et le suivi des transactions.

Plan Comptable : Le plan comptable est une liste de tous les comptes utilisés par l'entreprise, numérotés de manière standardisée. Il constitue la base sur laquelle le grand livre est organisé.

Écritures Comptables : Ce sont les détails des transactions enregistrées, qui incluent la date, le montant, la nature de l'opération, et les comptes débités et crédités.

Veuillez cliquer sur ce lien pour accéder au détails sur la fonctionnalité "Grand Livre". 

     5. RAPPORTS

La fonctionnalité "Rapport" dans la comptabilité est un outil essentiel pour la gestion financière, la prise de décision, la conformité réglementaire, la communication avec les parties prenantes, et la prévention des erreurs et des fraudes. Les éléments qui compose la fonctionnalité rapport sont : 

État des résultats, Bilan comptable, Bilan actif, Bilan passif , Etats de flux de trésorerie, Bilan de vérification, Balance de vérification, Relevé de compte, Rapport sur les transaction de vente, Rapport sur les transaction de Dépense.

Veuillez cliquer sur ce lien pour accéder au détails sur la fonctionnalité "Rapport"

     6. GESTION DES CAPITAUX PROPRES

La gestion des capitaux propres consiste à gérer les ressources financières appartenant aux actionnaires d'une entreprise. Elle comprend l'augmentation ou la réduction du capital, la distribution de dividendes, la gestion des réserves, et l'optimisation fiscale. Une bonne gestion des capitaux propres permet de renforcer la stabilité financière de l'entreprise, soutenir sa croissance, et attirer des investisseurs. Elle implique également le suivi d'indicateurs financiers clés pour évaluer la performance et la santé financière de l'entreprise.

Lorsque vous sélectionnez l'option "Gestion des capitaux propres", une nouvelle page s'ouvre, affichant un récapitulatif des informations sur le capital, les investisseurs et les versement.

Cliquer sur ce lien pour accéder au détails sur la fonctionnalité "Gestion des capitaux propres"

     7. CARTOGRAPHIE DES COMPTES

Cette fonctionnalité est un outil financier qui permet de catégoriser les différents comptes par défaut afin de faciliter la classification des opérations dans les écritures comptables, le reporting financier, le suivi, l'analyse et enfin la conformité réglementaire. En sélectionnant l'option 'Cartographie des comptes', une nouvelle page s'ouvre, affichant un récapitulatif de la disposition actuelle.

Explorez chaque type de compte pour regrouper les transactions similaires dans des comptes spécifiques. Cliquez sur le bouton 'Sauver' pour enregistrer vos données.

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer et de configurer des taxes appropriées pour s'assurer qu'elles sont appliquées aux transactions financières. Lorsque vous accédez à la fonctionnalité "Configuration des taxes", une nouvelle page s'affiche, présentant un tableau récapitulatif de toutes les taxes enregistrées. 

Cliquer sur ce lien pour accéder au détails sur la fonctionnalité "Configuration des taxes"

XII - PARAMÈTRES DE L'ENTREPRISE

Cette fonctionnalité est un outil qui fait référence aux réglages et aux options spécifiques définis dans un système financier pour personnaliser et adapter le fonctionnement du système aux besoins particuliers d'une entreprise. Lorsque vous sélectionnez l'option "Paramètres de l’entreprise", une nouvelle page s'ouvre, affichant différents onglets présentant les informations de paramétrage de chaque module. Lorsque la page apparaît, cliquez sur l’onglet AMS.

Voici quelques exemples de paramètres de configuration courants en comptabilité :

• La gestion des types de fonds - Ici, l'utilisateur pourra créer les différents types de fonds alloués par la direction pour la gestion des activités de l'entreprise. Par exemple, on peut avoir un fonds de production, un fonds de projet, un fonds pour la communication, etc. Les types de dépenses seront alignés à ces fonds, ce qui permettra au système de déduire automatiquement le budget approprié en fonction des dépenses engagées.

• La gestion des types de dépenses AMS - L'utilisateur utilise cette fonctionnalité pour catégoriser les dépenses et les attribuer aux fonds appropriés. Par exemple, au niveau de la production, il est possible de créer des catégories de dépenses telles que l'approvisionnement, les services publics, le transport, les salaires, et autres.

• La gestion des taxes et des taux d’imposition - Par le biais de cette fonctionnalité, l'utilisateur devra surveiller les taux d’imposition en vigueur, assurer l'application correcte de ces taux aux transactions financières, maintenir des registres précis pour les déclarations fiscales et se conformer aux réglementations fiscales en constante évolution.

• La personnalisation de la structure et de l’organisation de l'écriture comptable

• La gestion des comptes de trésorerie pour le paiement CRM

Cliquer sur ce lien pour accéder au détails sur la fonctionnalité "Paramètres de l’entreprise"