MANUEL D’UTILISATION DE AMS1.0

INTRODUCTION

Le module AMS comporte plusieurs fonctionnalités avec des objectifs bien précis. Ces fonctionnalités sont les suivantes : Tableau de bord, Allocations de fonds, Notes de crédit, Notes de débit, Factures, Fournisseurs, Revenus, Dépenses, Gestion de la trésorerie, États financiers, Comptabilité.

I - TABLEAU DE BORD

Cet espace présente les diagrammes mettant en évidence un aperçu général des dépenses, des revenus, des fonds de fonctionnement et d'autres activités comptables et financières de l’entreprise.

II - ALLOCATION DE FONDS

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les attributions de fonds.

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Allocations de fonds", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des attributions de fonds qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité de consulter les détails d'une attribution de fonds, de les modifier ou de les supprimer.

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir le nombre d'allocations de fonds que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Date de la transaction" vous permet de rechercher rapidement les allocations de fonds enregistrées sur une période de temps spécifique.

L'option "Chercher" vous permet de trouver rapidement les allocations de fonds allouées à un employé en saisissant son nom.

Pour ajouter une allocation de fonds, cliquez sur le bouton "Ajouter". Sur la nouvelle page qui s'affiche, remplissez le formulaire, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer.

III - NOTES DE CREDIT

Cette fonctionnalité permet d'émettre des documents à un client indiquant une réduction du montant dû par ce client. Elle est généralement utilisée dans les situations suivantes: retour de marchandises, rabais ou remises.

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Notes de crédit", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des crédits qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité de consulter les détails d'une note de crédit et d'appliquer le paiement.

NB: Vous avez la possibilité d'ajouter un service ou un produit et sélectionner le type de facture si c'est AMS ou CRM lors de l'ajout d'une note de crédit

IV - NOTES DE DEBIT

Cette fonctionnalité permet d'émettre des documents par un entreprise pour corriger les erreurs sur des factures ou  pour des retours de produits qui ont déjà été crédités.

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Notes de débit", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des crédits qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité de consulter les détails d'une note de crédit et d'appliquer le paiement.

NB: Vous avez la possibilité de sélectionner le type d'inventaire si c'est la Vente ou la Production lors de l'ajout d'une note de débit

V - FACTURES

Cette fonctionnalité permet d'émettre des factures par des fournisseurs pour réclamer le paiement des biens ou services fournis à une entreprise

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Facture", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des factures fournisseurs qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité de consulter les détails de la facture. Vous pouvez exporter les factures en fichier XLSX ou en PDF.

VI - FOURNISSEURS

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer des fournisseurs desquels l'entreprise effectue des transactions d'achat des biens ou services f

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Fournisseurs", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau comportant l'ensemble des fournisseurs qui ont été réalisées et enregistrées. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité de consulter les détails de chaque fournisseur, le modifier ou le supprimer. Vous pouvez exporter des fournisseurs en fichier XLSX

VII - REVENUS

     1. VENTES

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les ventes effectuées par l'entreprise.

Lorsque vous cliquez sur l'option "Ventes", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant l'ensemble des ventes déjà enregistrées et qui est accompagné d'un système de statistiques et de filtrage automatique situé au-dessus des données. Dans la section "Actions", vous avez la possibilité d'afficher les détails d'une vente ou de l'annuler.

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir le nombre de ventes que vous souhaitez visualiser par page.

L'option "Date de la transaction" vous permet de rechercher rapidement les ventes enregistrées sur une période temporelle spécifique.

L'option "Exporter en PDF" vous permet d'exporter vos données de ventes en fichier PDF.

L'option "Exporter vers EXCEL" vous permet d'exporter vos données de ventes du module AMS vers le logiciel Excel de votre ordinateur.

L'option "Importer depuis EXCEL" vous permet d'importer vos données de ventes depuis le logiciel Excel de votre ordinateur vers le module AMS.

L'option "Rechercher" vous permet de trouver rapidement une vente enregistrée en saisissant le nom du client ou le numéro de la vente.

Pour ajouter un transaction de vente, cliquez sur le bouton "Ajouter". Sur la nouvelle page qui s'affiche, remplissez le formulaire, cliquez sur les boutons "Aperçu" puis sur "Sauver" pour enregistrer.

    2. COMMANDES

Cette fonctionnalité permet de générer les commandes des clients.

Lorsque vous cliquez sur l'option "Commandes", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant l'ensemble des commandes que vous avez déjà enregistrées et qui est accompagné d'un système de statistiques et de filtrage automatique situé au-dessus des données. Dans la section "Actions", vous disposez de plusieurs options : consulter les détails d'une commande, la cloner ou l'annuler. En sélectionnant "Voir les détails", vous pourrez ajouter un paiement, imprimer la commande ou la convertir en un fichier PDF.

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir le nombre de commandes que vous souhaitez afficher par page. 

L'option "Date de la commande" vous permet de rechercher rapidement les commandes enregistrées sur une période temporelle spécifique.

Par ailleurs, l'option "Rechercher" vous offre la possibilité de retrouver rapidement une commande spécifique en saisissant le nom du client associé.

Pour ajouter une nouvelle commande, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter". Une fois redirigé(e) vers la nouvelle page, il vous faudra compléter le formulaire requis avant de sauvegarder en cliquant sur le bouton "Sauver".

     3. FACTURES

Cette fonctionnalité a pour but de générer des factures destinées aux clients.

Lorsque vous accédez à la section "Factures" et cliquez dessus, une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant l'ensemble des factures que vous avez précédemment enregistrées et qui est accompagné d'un système de statistiques et de filtrage automatique situé au-dessus des données. Dans la colonne "Actions", plusieurs options vous sont offertes. Vous pouvez consulter les détails d'une facture en générant un fichier PDF, l'imprimer, obtenir un reçu imprimable associé à la facture, intégrer les paiements, envoyer la facture par e-mail ou par WhatsApp, convertir une facture en note de crédit et même annuler une facture si nécessaire.

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir le nombre de factures que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Date de la facturation" vous permet de rechercher rapidement les factures clients enregistrées sur une période temporelle spécifique.

L'option "Rechercher" vous permet de trouver rapidement les factures que vous avez générées pour un client en saisissant le nom de ce client.

Pour ajouter une nouvelle facture, cliquez sur le bouton "Ajouter". Sur la nouvelle page qui s'affiche, remplissez le formulaire, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer.

Cette fonctionnalité vous permet d'enregistrer des fourniture de services à un client ou à une autre entreprise, contre paiement.

Lorsque vous cliquez sur l'option "Prestation de service", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulant l'ensemble des prestations de service de votre entreprise. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité de modifier ou de supprimer une prestation de service.

VIII - DEPENSES

 1. DEMANDE DE DÉPENSES

Cette fonctionnalité vous permet de soumettre des demandes de dépenses au sein de votre entreprise.

Lorsque vous cliquez sur l'option "Demande de dépenses", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulant l'ensemble des demandes de dépenses soumises. Dans la section "Décision", vous pourrez vérifier si une demande de dépense est en attente de traitement, approuvée ou rejetée par la direction de l'entreprise. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité d'accéder aux détails spécifiques d'une demande de dépenses.

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir la quantité de demandes de dépenses que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Date de dépense" vous permet de rechercher rapidement les demandes de dépenses enregistrées sur un intervalle de temps donné.

L'option "Rechercher" vous permet de rapidement trouver une demande de dépense soumise en saisissant le nom de ladite dépense.

Pour ajouter une demande de dépense, cliquez sur le bouton "Ajouter" ; sur la nouvelle page qui s'affiche, remplissez le formulaire, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer.

  2. DÉCISION SUR LES DÉPENSES

Cette fonctionnalité permet au responsable de prendre des décisions concernant les demandes de dépenses.

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Décision sur les dépenses", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulant l'ensemble des demandes de dépenses soumises. Dans la section "Décision", vous pourrez déterminer si une demande de dépense est en attente de traitement, approuvée ou rejetée par le responsable. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité de prendre une décision (approuver ou rejeter) concernant les demandes de dépenses en cliquant sur le bouton "Décision".

L'option "Afficher les entrées" vous permettra de définir le nombre de demandes de dépenses que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Rechercher" vous permettra d'effectuer rapidement une recherche parmi les demandes de dépenses soumises en entrant le nom de la dépense concernée.
En cliquant sur le bouton "Décision" dans la partie Actions, remplissez le formulaire en appliquant la décision "Approuver" ou "Rejeter" puis cliquez sur le bouton "Sauver"

   3. DÉPENSES

Cette fonctionnalité permet au responsable de consulter l'historique de toutes les dépenses, qu'elles aient été effectuées ou non. De plus, il peut prendre des décisions concernant les dépenses soumises par les départements des ressources humaines et de la comptabilité. Le système est doté de fonctionnalités de statistiques et de filtrage automatique qui sont appliquées à la table de données. Dans la partie "Action", vous aurez la possibilité de prendre une décision (réaliser ou rejeter) concernant les dépenses en cliquant sur le bouton "Exécuter".

L'option "Date de dépense" vous permet de rechercher rapidement les demandes de dépenses enregistrées sur un intervalle de temps donné.

En cliquant sur le bouton "Exécuter" dans la partie Actions, remplissez le formulaire en appliquant la décision "Réalisé" ou "Rejeté" puis cliquez sur le bouton "Sauver" 

Pour ajouter une dépense, cliquez sur le bouton "Ajouter", remplissez le formulaire puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer les données.

IX - GESTION DE LA TRESORERIE

     1. COMPTES BANCAIRES

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les comptes bancaires détenus par l'entreprise.

Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Comptes bancaires", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant tous les comptes bancaires qui ont déjà été enregistrés. Dans la colonne "Actions", vous avez la possibilité de visualiser les détails d'un compte bancaire, de le modifier ou d'effectuer des transferts vers un compte bancaire ou un compte de caisse.

       2.OPÉRATIONS BANCAIRES

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les dépôts et les retraits effectués par l'entreprise dans son compte bancaire. Le système est doté de fonctionnalités de statistiques et de filtrage automatique qui sont appliquées à la table de données.

Lorsque vous cliquez sur l'option "Opérations bancaires", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau récapitulatif de toutes les opérations bancaires effectuées. Dans la section "Actions", vous aurez la possibilité de visualiser les détails d'une opération bancaire.

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir la quantité d'opérations bancaires que vous souhaitez afficher par page.

L'option "Date de la transaction" vous permet de rechercher rapidement les opérations bancaires enregistrées sur une période donnée.

L'option "Rechercher" vous permet de trouver rapidement les opérations bancaires effectuées par un employé en saisissant son nom.

Pour ajouter un retrait ou un dépôt bancaire, cliquez sur le bouton "Ajouter un retrait bancaire" ou sur le bouton "Ajouter un dépôt bancaire". Sur la nouvelle page qui s'affiche, remplissez le formulaire, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer les modifications.

     3. COMPTES DE CAISSE

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les comptes de caisse détenus par l'entreprise.

Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Comptes de caisse", une nouvelle page s'ouvrira, affichant un tableau contenant tous les comptes de caisse qui ont déjà été enregistrés. Dans la colonne "Actions", vous avez la possibilité de visualiser les détails d'un compte de caisse, de le modifier ou de le supprimer et d'effectuer des transferts vers un compte de caisse ou un compte bancaire.

Pour ajouter un compte de caisse, cliquez sur le bouton "Ajouter" ; sur la nouvelle page qui s'affiche, remplissez le formulaire, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer vos modifications.

      4 - OPÉRATIONS DE CAISSES

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer les dépôts et retraits de fonds effectués par un employé au sein de l'entreprise dans son compte de caisse.

Lorsque vous accédez à la fonctionnalité "Opérations de caisse", une nouvelle page s'affiche, présentant un tableau récapitulatif de toutes les opérations de caisse effectuées. Dans la colonne "Action", vous avez la possibilité de consulter les détails d'une opération de caisse

L'option "Afficher les entrées" vous permet de définir le nombre d'opérations de caisse que vous souhaitez avoir par page.

L'option "Date de la transaction" vous permet de rechercher rapidement les opérations de caisse enregistrées dans un intervalle de temps donné.

L'option "Rechercher" vous permet de rechercher rapidement les opérations de caisse effectuées par un employé en saisissant son nom.

Pour ajouter un retrait ou un dépôt de caisse, cliquez sur le bouton "Retrait de caisse" ou sur le bouton "Dépôt en caisse". Sur la nouvelle page qui s'affiche, remplissez le formulaire, puis cliquez sur le bouton "Sauver" pour enregistrer.

X - ETATS FINANCIERS

Cette fonctionnalité permet d'accéder à l'état financier de l'entreprise. Lorsque vous cliquez sur l'option "États financiers", deux nouvelles fonctionnalités apparaissent : Niveau de l'unité et Niveau de l'entreprise.

En sélectionnant "Niveau de l'unité", vous afficherez l'état financier de la sous-unité dans laquelle vous vous trouvez pour le mois en cours. Dans la section dédiée aux dates, vous avez la possibilité de choisir un intervalle de temps spécifique afin de visualiser l'état financier correspondant.

Lorsque vous cliquez sur la fonctionnalité "Niveau de l'entreprise", vous verrez apparaître l'état financier du mois en cours de l'ensemble de l'entreprise. Dans le champ des dates, vous avez la possibilité de sélectionner et de visualiser l'état financier pour un intervalle de temps spécifique. En cliquant sur l'onglet "+", vous pourrez accéder aux détails de l'état financier au niveau de l'entreprise mère ainsi qu'au niveau de toutes les autres unités.

XI - COMPTABILITE

      1. CONFIGURATION DES TAXES

Cette fonctionnalité permet d'enregistrer et de configurer des taxes appropriées pour s'assurer qu'elles sont appliquées aux transactions financières.

Lorsque vous accédez à la fonctionnalité "Configuration des taxes", une nouvelle page s'affiche, présentant un tableau récapitulatif de toutes les taxes  enregistrées. Dans la colonne "Action", vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer une taxe